Електронне підписання документів КЕП

Матеріал з Інструкція користувача

Перейти до: навігація, пошук

Реалізовано декілька варіантів підписання документів: одиничне (в заявці тільки один документ на підписання) та пакетне (в заявці 2 та більше документів на підписання). Якщо ви виконуєте пакетне підписання документів, всі документи в заявці підписуються разом. Не потрібно підписувати кожен документ окремо.

В момент призначення на Вас, як на Підписанта, заявки на підписання електронних документів, на вашу електронну адресу буде відправлено сповіщення.

Коли Ви отримали відповідне сповіщення, потрібно перейти за посиланням у листі, або авторизуватися у Кабінеті Підписанта КЕП безпосередньо з сайту Порталу.

2022-06-15 14-22-18 ППД 4.png

Малюнок 18.1 - Приклад сповіщення про призначення заявки 

2022-07-25 7-21-27 Кабінет КЕП 4.png

Малюнок 18.2 - Перехід до Кабінету КЕП

Незалежно від того, з листа/з сайту Порталу Ви переходите до Кабінету КЕП, потрібно пройти стандартний процес авторизації:

1. Створіть запит до Центру сертифікації на валідацію підпису за допомогою віджету:

  • "Тип носія особистого ключа" - за замовчуванням визначається "Файловий носій", якщо система не знаходить інших типів носіїв самостійно.
  • "Кваліфікований надавач ел. довірчих послуг" - для найбільш коректного створення запиту радимо не змінювати значення і залишити - "Визначити самостійно".
  • "Особистий ключ" - оберіть на своєму ПК файл ключа з таким форматом, як наведено у підказці.
  • "Пароль захисту ключа" - введіть пароль до обраного ключа.
  • Натисніть кнопку "Зчитати".
2022-06-15 14-37-06 ППД 6.png

Малюнок 18.3 - Авторизація в Кабінеті ЕЦП 

2. На наступному кроці потрібно перевірити інформацію про зчитаний ключ та натиснути кнопку "Далі".

2022-06-15 14-37-15 ППД 7.png

Малюнок 18.4 - Авторизація в Кабінеті ЕЦП 

Перевірки при авторизації в Кабінет КЕП:

1. Перевірка відповідності ПІБ із облікового запису, під яким користувач авторизований на сайті і ПІБ з ключа підпису ЕЦП, який було введено.

Якщо ПІБ не співпадає, процес авторизації буде завершено, а на сайті Порталу відображено повідомлення про помилку: "ПІБ користувача не відповідає ПІБ власника особистого ключа: <ПІБ із ключа>. Оберіть інший особистий ключ". 

2022-06-15 16-37-32 ППД 15.png

Малюнок 18.5 - Повідомлення про помилку 

2. Перевірка відповідності ЄДРПОУ в ключі з одним із тих, до яких у користувача є дані по праву підпису ЕЦП. Якщо жодне ЄДРПОУ не співпадає, процес авторизації буде завершено, а на сайті Порталу відображено повідомлення про помилку: "Ви не є Підписантом від ЄДРПОУ <код ЄДРПОУ>. Для внесення Підписанта скористайтесь функціоналом Управління ЕЦП на сторінці Контрагенти".

2022-06-15 16-37-39 ППД 16.png

Малюнок 18.6 - Повідомлення про помилку

Результатом успішної авторизації є відображення списку задач.

Для підписання документа:

1. В списку оберіть заявку, яка відповідає параметрам:

Тип процесу: "Підписання документу"

Статус: "Очікування підпису постачальника"

2. Натисніть кнопку "Підписати документи".

2023-02-03 9-42-37 Підписання КЕП New 7.png

Малюнок 18.7 - Підписання документа 

3. У вікні "Створення документу з електронним підписом" створіть запит до Центру сертифікації на валідацію підпису за допомогою віджету:

  • "Тип носія особистого ключа" - за замовчуванням визначається "Файловий носій", якщо система не знаходить інших типів носіїв самостійно.
  • "Кваліфікований надавач ел. довірчих послуг" - для найбільш коректного створення запиту радимо не змінювати значення і залишити - "Визначити самостійно".
  • "Особистий ключ" - оберіть на своєму ПК файл ключа з таким форматом, як наведено у підказці.
  • "Пароль захисту ключа" - введіть пароль до обраного ключа.
  • Натисніть кнопку "Зчитати".
2022-06-15 14-39-41 ППД 9.png

Малюнок 18.8 - Створення документа з електронним підписом 

4. Перевірте інформацію про зчитаний ключ.

Якщо всі дані зчитано вірно, підтвердіть їх за допомогою натискання кнопки "Далі".

2022-06-15 14-39-55 ППД 10.png

Малюнок 18.9 - Перевірка даних про зчитаний ключ 

5. Для завершення процесу створення документу з електронним підписом натисніть кнопку "Підписати".

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо заявка містить один документ, у віджеті підписання буде відображено один рядок із файлом, який ви підписуєте (Малюнок 18.10).

Якщо документів декілька (два та більше), кожний із документів, що підписується, буде відображено окремим рядком (Малюнок 18.11). 

2022-06-15 14-40-55 ППД 11.png

Малюнок 18.10 - Підписання документа 

2022-06-17 11-03-57 ППД 32.png

Малюнок 18.11 - Пакетне підписання документів 

6. Результатом успішного виконання дії є відображення інформаційного повідомлення про успішне виконання операції.

2022-06-15 14-48-48 ППД 12.png

Малюнок 18.12 - Інформаційне повідомлення 

Перевірки при підписання документа:

1. Перевірка на відповідність ПІБ у ключі з ПІБ логіна користувача.

2. Перевірка на відповідність ЄДПОУ у ключі з ЄДРПОУ із заявки.

У разі виявлення невідповідностей буде відображено повідомлення про помилку. Документ в такому разі підписано не буде.

2022-06-15 14-49-49 ППД 13.png

Малюнок 18.13 - Повідомлення про помилку 

2022-06-15 14-50-14 ППД 14.png

Малюнок 18.14 - Повідомлення про помилку 

В залежності від статусу, в якому знаходиться документ, доступний різний перелік доступних дій:

"Очікування підпису постачальника": "Переглянути документ", "Підписати електронний документ", "Відхилити електронний документ".

"Очікування підпису Fozzy": "Переглянути документ", "Завантажити електронний документ".

"Виконано": "Переглянути документ", "Завантажити електронний документ".

"Редагування документу": жодних дій по роботі із документом не доступно.

"Відхилено": жодних дій по роботі із документом не доступно. 

Перегляд документа
2023-02-03 9-32-09 Кабінет КЕП New 2.png
                                                                                                                                                                                                                            
Відхилення електронного документа
2023-02-03 9-32-25 Кабінет КЕП New 3.png
Підписання електронного документа
2023-02-03 9-32-39 Кабінет КЕП New 4.png
Завантаження електронного документа
2023-02-03 9-32-50 Кабінет КЕП New 5.png

Малюнок 18.15 - Доступні дії

ПЕРЕГЛЯД ДОКУМЕНТА

При натисканні кнопки перегляду документа, в окремій вкладці браузера буде відкрито візуалізацію документу, який було додано до заявки.

Зверніть увагу! Якщо заявка містить декілька документів, буде відкрито додаткове вікно із переліком всіх документів в заявці, в якому потрібно обрати файл для перегляду. Для цього, у рядку із відповідним файлом натисніть кнопку "Переглянути" (Малюнок 18.17). Після чого в окремій вкладці браузера буде відкрито обраний документ до перегляду.

Якщо у заявці тільки один документ, його буде відкрито до перегляду за замовчуванням, без відображення додаткового вікна вибору файлу. 

2023-02-03 9-43-58 Підписання КЕП New 2.png

Малюнок 18.16 - Перегляд документа

2023-02-03 9-45-15 Підписання КЕП New 3.png

Малюнок 18.17 - Вікно вибору файлу для перегляду 

В залежності від поточного статусу заявки, документ може ще бути без підписів, або містити один/два підписи (Малюнок 18.18).

2022-06-30 6-46-35 ППД 34.png

Малюнок 18.18 - Приклад документа

ЗАВАНТАЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

При натисканні кнопки "Завантажити документи" запускається процес завантаження електронного документу на Ваш ПК у вигляді архіву.

Для перегляду документа, потрібно розпакувати архів. 

Зверніть увагу! Якщо заявка містить декілька документів (два та більше), всі вони будуть завантажені на ПК (кожний окремим архівом) (Малюнок 18.20).

2023-02-03 9-48-16 Підписання КЕП New 5.png

Малюнок 18.19 - Завантаження документа

2023-02-03 9-47-58 Підписання КЕП New 4.png

Малюнок 18.20 - Завантаження кількох документів 

ВІДХИЛЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

При натисканні кнопки відхилення документа, буде відображено додаткове вікно для введення коментаря щодо причини, згідно якої виконується відхилення документа - "Вкажіть причину відхилення". 

Після введення причини відхилення документа, потрібно натиснути кнопку "Відправити". Після чого заявка переходить в статус "Редагування документа" і жодні подальші дії з нею не доступні.

Для того щоб побачити в реєстрі заявку після її відхилення, потрібно скориставшись фільтром по статусах оновити реєстр даних.

Якщо причину не було вказано, при натисканні кнопки "Відправити" у вікні буде відображено текстове повідомлення: "Обов'язкове до заповнення".

При натисканні у вікні "Вкажіть причину відхилення" кнопки "Ні" - вікно введення причини відхилення буде закрито, а документ залишиться в тому ж статусі.

ВАЖЛИВО! Введення причини є обов'язковою умовою відхилення документа. 

2023-02-03 9-50-33 Підписання КЕП New 6.png

Малюнок 18.21 - Відхилення документа