Створення нового прайс - листа
Матеріал з Інструкція користувача
Для створення нового прайс-листа необхідно у розділі "Прайс-листи" натиснути один раз лівою клавішею мишки на кнопку "Створити прайс-лист" (Малюнок 8.7).
Примітка: процес створення прайс-листа складається з двох етапів, на першому необхідно вказати реквізити постачальника та покупця, а вже безпосередньо на другому етапі відбувається формування заявки на зміну цін.
Малюнок 8.7 - Створення нового прайс-листа
У результаті виконаних дій буде відкрито форму створення нової заявки, де необхідно вказати наступні параметри:
- "Постачальник" - поле, у якому відображено назву компанії постачальника товару, а також ЄДРПОУ компанії.
- "Покупець" - поле вибору компаніїї покупця товару.
Примітка: до вибору доступні тількі ті покупці, з якими у постачальника є підписаний договір на поставку.
Вибір значення виконується із випадаючого списку.
У списку відображено автоматично сформований список даних, який недоступний до зміни.
Відкриття випадаючого списку відбувається за допомогою натискання функціональної кнопки:
Для вибору певного значення із списку достатньо натиснути на відображенні назви один раз лівою клавішею мишки.
Малюнок 8.8 - Параметр форми "Покупець"
- "Договір" - поле вибору договору між вибраним постачальником і покупцем (Малюнок 8.9).
Вибір значення виконується із випадаючого списку.
У списку відображено автоматично сформований список даних, який недоступний до зміни.
Відкриття випадаючого списку відбувається за допомогою натискання функціональної кнопки:
Для вибору певного значення із списку достатньо натиснути на відображенні назви один раз лівою клавішею мишки.
Малюнок 8.9 - Параметр форми "Договір"
Після того як було вказано реквізити щодо компанії постачальника і покупця необхідно натиснути кнопку "Створити прайс-лист" для безпосереднього формування заявки на зміну цін (Малюнок 8.10).
Малюнок 8.10 - Функціональна кнопка "Створити прайс-лист"
Для закриття форми створення прайс-листа без збереження даних необхідно натиснути кнопку (Малюнок 8.8):
ВАЖЛИВО! Під час створення прайсу виконується перевірка на наявніть вже поданих, але ще не застосованих заявок по даному договору.
Якщо такі заявки є в системі, після натискання кнопки "Створити прайс-лист" на екрані буде відображено повідомлення про помилку - "Знайдено незастосовану заявку для цього прайс-листа" (Малюнок 8.11).
Для закриття повідомлення про помилку необхідно натиснути кнопку "ОК" (Малюнок 8.11).
Малюнок 8.11 - Повідомлення про помилку
У результаті успішно виконаних вищеописаних дій буде відкрито вікно "Новий прайс-лист", яке складється з двох закладок, а також табличної області з артикулами з усіх SAPID-договорів, які відносяться до вказаної виборки.
Вікно "Новий прайс-лист" складається з таких інформаційних та функціональних блоків:
1. Назва відкритого до роботи процесу - "Новий прайс-лист" (Малюнок 8.12, Покажчик 1).
Малюнок 8.12 - Форма створення заявки "Новий прайс-лист"
2. Закладка форми створення прайс-листа "Ціни" (відкрито за замовчуванням) (Малюнок 8.12, Покажчик 2).
3. Закладка форми створення прайс-листа "Вкладення" (Малюнок 8.12, Покажчик 3).
4. Функціональна кнопка "До перегляду" за допомогою якої відбувається перехід до перегляду реєстру заявок на створення нового прайс-листа (Малюнок 8.12, Покажчик 4).
5. Функціональна кнопка "Створити заявку" (Малюнок 8.12, Покажчик 5).
Примітка: кнопка "Створити заявку" неактивна (підсвічено сірим кольором) до тих пір, поки не буде сформовано певний набір даних з коректно вказаними цінами.
6. Функціональна кнопка "Очистити всі ціни" (Малюнок 8.12, Покажчик 6).
7. Функціональна кнопка "Зберегти шаблон" (Малюнок 8.12, Покажчик 7).
8. Функціональна кнопка "Імпортувати ціни" (Малюнок 8.12, Покажчик 8).
9. Інформаціне повідомлення "До заявки має бути додано скан-копію листа про зміну цін" (Малюнок 8.12, Покажчик 9).
У тому випадку, якщо скан-копію не було додано, після натискання кнопки "Створити заявку" на екрані буде відображено повідомлення про помилку, у якому сказано про необхідність додати до заявки скан-копію листа на зміну цін (Малюнок 8.13). До того моменту, поки до заявки не буде додано скан-копію, заявку неможливо буде відправити на опрацювання відповідальним по процесу особам.
Для закриття повідомлення про помилку необхідно натиснути кнопку "ОК" (Малюнок 8.13).
Малюнок 8.13 - Повідомлення про помилку
10. Інформація про постачальника товарів та покупця (Малюнок 8.12, Покажчик 10).
У даному інформаційному блоці відображено ті дані, які було вказано на першому етапі створення прайс-листа.
11. Дата початку дії нового прайс-листа (Малюнок 8.12, Покажчик 11).
12. та 13. Функціональна кнопка додавання артикулу до прайс-листа - "Додати артикул" (Малюнок 8.12, Покажчик 12 та 13).
14. Таблична область з артикулами на зміну цін (Малюнок 8.12, Покажчик 14).
У табличній області до перегляду доступна наступна інформація про артикули:
- "Артикул FOZZY" - артикул товару у базі даних компанії "Fozzy".
Поле не доступно до редагування.
- "Штрихкод одиниці продажу" - штрихкод одиниці товару продажу.
Поле не доступно до редагування.
- "Назва артикулу" - назва товару.
Поле не доступно до редагування.
- "Одиниці вимірювання" - одиниця виміру для товару.
Поле не доступно до редагування.
- "ПДВ %" - ставка ПДВ (податок на додану вартість). Значення автоматично береться із бази даних.
Поле не доступно до редагування.
- "Ціна без ПДВ, грн" - ціна товару без ПДВ.
За замовчуванням дане поле відображено порожнім і доступно до редагування.
- "Ціна з ПДВ, грн" - ціна товару з ПДВ. Ціна з ПДВ розраховується автоматично згідно зі ставкою ПДВ на момент встановлення ціни у полі "Ціна без ПДВ, грн".
Поле не доступно до редагування.
За допомогою функціональної кнопки "Очистити всі ціни" відбувається процес скидання всіх виставлених цін на товари.
У результаті скидання всіх цін у параметрі "Ціна без ПДВ, грн" - автоматично підставляються нульові значення цін, а у параметрі "Ціна з ПДВ, грн" - з'являються знаки питання (Малюнок 8.14).
Після виконання очистки всіх цін прайсу функціональна кнопка створення заявки стає неактивною (підсвічена сірим кольором) (Малюнок 8.14).
Малюнок 8.14 - Очистка всіх цін
За допомогою функціональної кнопки "Зберегти шаблон" виконується збереження шаблону з даними прайс-листа у вигляді "Excel-файла" на Ваш ПК. Шаблон імпортується з усім набором товарів, який є у прайс-листі на момент імпорту. У шаблоні можна виконати редагування цін з подальшим їх імпортом на сайт Порталу (Малюнок 8.15).
Примітка: кнопка збереження шаблону неактивна (підсвічено сірим кольором) в тому випадку, якщо у прайс не додано жодного артикула.
Після натискання кнопки "Зберегти шаблон" запускається процес збереження, про що свідчить інформаційне повідомлення на екрані "Увага! Завантаження файлу почнеться за декілька секунд" (Малюнок 8.15).
Для закриття інформаційного повідомлення необхідно натиснути кнопку "ОК" (Малюнок 8.15).
Малюнок 8.15 - Збереження шаблону
У результаті успішного збереження, до подальшої роботи буде доступний шаблон "Excel-файлу" з артикулами по договору, де можна заповнити поле "Ціна без ПДВ, грн" (Малюнок 8.16).
Примітка: всі ціни повинні мати п'ять десяткових знаків і бути більше нуля.
Малюнок 8.16 - Приклад шаблону
За допомогою функціональної кнопки "Імпортувати ціни" виконується імпорт цін на товари без ПДВ з редагованого шаблону (Малюнок 8.18).
Примітка: кнопка імпорту цін неактивна (підсвічено сірим кольором) в тому випадку, якщо у прайс не додано жодного артикула.
Перед початком процесу імпорту цін необхідно зберегти на ПК шаблон і відредагувати у ньому ціни у полі "Ціна без ПДВ, грн" (Малюнок 8.17).
Малюнок 8.17 - Приклад підготовленого шаблону до імпорту
Тільки після того, як шаблон підготовлений, необхідно натиснути кнопку "Імпортувати ціни" (Малюнок 8.18).
Далі необхідно вибрати шаблон, з якого буде виконуватись імпорт.
Вибір шаблону для імпорту підтверджується за допомогою натискання кнопки "Открыть" (Малюнок 8.18).
Малюнок 8.18 - Вікно вибору файла
Під час імпорту цін виконується ряд перевірок:
- Ціна на товар повинна бути більше "0". Не можна встановлювати ціну на товар, яка дорівнює нулю.
В тому випадку, якщо у шаблоні під час імпорту є хоча б один артикул у якого ціна менше нуля, під час імпорту на екрані буде відображено повідомлення про помилку, в якому буде показано список артикулів з цінами менше нуля (Мвалюнок 8.19).
Для закриття повідомлення про помилку необхідно натиснути кнопку "ОК" (Малюнок 8.19).
Малюнок 8.19 - Повідомлення про помилку
Після закриття повідомлення про помилку виконується імпорт цін:
- У полі "Ціна без ПДВ, грн" - відображена ціна на товар без врахування ставки ПДВ.
- У полі "Ціна з ПДВ, грн" - після завантаження/виставлення ціни вручну автоматично вирахуовується ціна з ПДВ.
Для тих позицій, у яких було допущено помилку при виставленні ціни (наприклад, ціна менше нуля), у полі "Ціна з ПДВ, грн" відображено знак питання, тобто, система не змогла вироховувати ціну з ПДВ, так як невірно вказано ціну на товар без ПДВ (Малюнок 8.20).
Малюнок 8.20 - Приклад імпорту цін
- Ціна повинна складатися тільки з цифрових значень. Як що при встановленні ціни було допущено помилку і вказано букви/символи, під час імпорту на екрані буде відображено повідомлення про помилку - "Неправильний формат даних у файлі" (Малюнок 8.21).
Для закриття повідомлення про помилку необхідно натиснути кнопку "ОК" (Малюнок 8.21).
Малюнок 8.21 - Повідомлення про помилку
- Набір артикулів з імпортованого шаблону має відповідати набору у прайсі на сайті Порталу.
Якщо у шаблон було додано артикул, якого немає у прайсі, під час спроби імпорту цін буде відображено повідомлення про помилку "Артикул відсутній у прайсі. Спочатку додайте його у договір" (Малюнок 8.22).
Для закриття повідомлення про помилку необхідно натиснути кнопку "ОК" (Малюнок 8.22).
Малюнок 8.22 - Повідомлення про помилку
Для переходу до наступного місяця необхідно натиснути кнопку:
Для вибору дати необхідно натиснути один раз лівою клавішею мишки на відповідній області (Малюнок 8.23)
Малюнок 8.23 - Дата початку дії нового прайс-листа
Примітка: кнопка "Додати артикул" з метою зручності розташована в самому початку таблиці з даними та в самому кінці. Тобто знаходячись у кінці списку можна одразу провести додавання нового артикулу без переміщення на самий початок списку.
При необхідності, до вже автоматично сформованого набору артикулів згідно Вашого договору можна додати той артикул, який є в базі даних компаніїї "Fozzy", але відсутній у прайсі. Для цього необхідно:
1. У вікні створення нового прайс-листа натиснути кнопку "Додати артикул" (Малюнок 8.24).
2. У результаті виконаних дій буде відкрито вікно "Додати артикул", у якому в полі "Артикул FOZZY" необхідно за допомогою цифрової клавіатури вашого ПК ввести артикул.
Примітка: при введені артикула слід пам'ятати, що артикул повинен складатися лише з набору цифр, а також допускається введення лише одного артикула за один раз.
3. Підтвердження введеного артикула виконується за допомогою натискання кнопки "Додати" (Малюнок 8.24).
Малюнок 8.24 - Додавання артикула
У результаті успішно виконаних дій вказаний артикул буде додано до прайсу, про що свідчить відповідний рядок у таблиці з даними (Малюнок 8.25).
При цьому у параметрі "Ціна без ПДВ, грн" - відображено порожнє поле, а у параметрі "Ціна з ПДВ, грн" - знак питання (Малюнок 8.25).
Малюнок 8.25 - Приклад відображення доданого артикула
В момент вказання ціни на товар без ПДВ, автоматично вираховується ціна з ПДВ згідно тієї ставки ПДВ, яка дійсна на момент встановлення ціни (Малюнок 8.26).
Малюнок 8.26 - Редагування ціни
В процесі додавання артикула до прайса виконується ряд перевірок:
1. При спробі додати до прайс-листа артикул, який відсутній у базі даних компаніїї "Fozzy", на екран буде виведено повідомлення про помилку "Немає даних" (Малюнок 8.27).
Для закриття повідомлення про помилку натисніть кнопку "ОК" (Малюнок 8.27).
Малюнок 8.27 - Повідомлення про помилку
2. При додаванні артикулу до прайсу виконується перевірка асортименту - артикул відкрито/закрито на будь-якій філії бізнесу "Сільпо"/"ТРАШ".
Якщо артикул відкрито (статус "АА"/"Разрешены все операции") - артикул успішно додається до прайсу.
Якщо артикул закрито (наприклад, "ВА - Запрещено покупать и продавать") - артикул не буде додано до прайсу, а на екрані відображено повідомлення про помилку "Артикул ще не пройщ=шов асортиментний комітет" (Малюнок 8.28).
Для закриття повідомлення про помилку натисніть кнопку "ОК" (Малюнок 8.28).
Малюнок 8.28 - Повідомлення пр помилку
3. Кожен артикул у прайс-листі має бути унікальним, тобто не можна додати до прайсу артикул, який вже до нього додано. При спробі додати той артикул, який вже є у прайсі, на екран буде виведено повідомлення про помилку "Прайс-лист вже містить даний артикул" (Малюнок 8.29).
Для закриття повідомлення про помилку натисніть кнопку "ОК" (Малюнок 8.29).
Малюнок 8.29 - Повідомлення про помилку
4. У тому випадку, коли при введені артикула товару були вказані букви/символи, на екран буде виведено повідомлення про помилку "Помилкове значення" (Малюнок 8.30).
Для закриття повідомлення про помилку натисніть кнопку "ОК" (Малюнок 8.30).
Малюнок 8.30 - Повідомлення про помилку
При наведенні курсору мишки на рядок з відображенням даних по артикулу, зліва з'являється функціональна кнопка видалення артикула з прайсу (Малюнок 8.31):
Наприклад, як показано на малюнку 8.31, виконуємо процес видалення артикула "117".
Малюнок 8.31 - Видалення артикула з прайс-листа
Процес видалення артикулу з прайса вимагає підтвердження (Малюнок 8.32).
Для підтвердження дії щодо видалення артикула необхідно натиснути кнопку - "Так".
Для відміни дії щодо видалення артикула з прайсу необхідно натиснути кнопку - "Ні".
Малюнок 8.32 - Вікно підтвердження видалення артикула
У результаті успішного виконаних дій, відповідний артикул буде видалено з прайс-листа (Малюнок 8.33).
Малюнок 8.33 - Приклад відображення прайс-листа після видалення артикула
За потреби можна вручну на сайті встановити нову ціну на товар/відредагувати раніше встановлену/імпортовану з шаблону. Для цього необхідно встановити курсор мишки у відповідному рядку параметра "Ціна без ПДВ, грн" і за домогою клавіатури Вашого ПК ввести ціну, яка повинна мати 5 десяткових знаків і бути більше нуля.
В момент вказання ціни на товар без ПДВ, автоматично вираховується ціна з ПДВ згідно ставки ПДВ, яка діє на поточний момент (Малюнок 8.34).
Малюнок 8.34 - Редагування ціни на товари
Після того як сформовано набір артикулів прайс-листа і коректно вказано ціни на товари, необхідно перейти на закладку "Вкладення" за допомогою якої необхідно виконати обов'язкове правило створення нового прайс -листа, а саме, додати скан-копію листа про зміну цін.
Закладка "Вкладення" склдадається з таких інформаційних та функціональних блоків:
1. Назва відкритої закладки - "Вкладення" (Малюнок 8.35, Покажчик 1).
2. Функціональна кнопка "До перегляду", за допомогою якої відбувається перехід до реєстру заявок на створення нового прайс-листа (Малюнок 8.35, Покажчик 2).
3. Поле для введення коментаря - "Коментар" (Малюнок 8.35, Покажчик 3).
Для того, щоб додати коментар необхідно встановити курсор мишки у поле "Коментар" і за допомогою клавіатури Вашого ПК ввести відповідний коментар (Малюнок 8.35, Покажчик 3).
4. Додаток до заявки - "Скан-копія підписанного додатку до договору" (Малюнок 8.35, Покажчик 4).
5. Додаток до заявки - "Скан-копія офіційного листа про зміну цін" (Малюнок 8.35, Покажчик 5).
ВАЖЛИВО! При створенні нової заявки обов'язково має бути додано скан-копію листа про зміну цін!
Малюнок 8.35 - Закладка форми створення прайс-листа "Вкладення"
Для того щоб додати до заявки будь-яке вкладення ("Сканкопія підписаного додатку до договору"/"Скан-копія офіційного листа про зміну цін") необхідно натиснути кнопку "Додати файл" (Малюнок 8.36).
У результаті виконаних дій буде відкрито додаткове вікно вибору файлу з Вашого ПК (Малюнок 8.36).
Підтвердження вибору виконується за допомогою кнопки "Открыть" (Малюнок 8.36).
Малюнок 8.36 - Вікно вибору файлу
У результаті успішно виконаних дій щодо додавання до заявки файлу, відповідний документ буде відображено на закладці "Вкладення" у відповідному полі (Малюнок 8.37).
Малюнок 8.37 - Приклад відображення доданого файлу
При наведенні курсору мишки до поля з відображенням назви вкладення, в кінці рядка з'являється кнопка, за допомогою якої можна виконати його видалення з заявки (Малюнок 8.38):
Наприклад, як показано на малюнку 8.38 виконуємо видалення раніше доданого файла.
Малюнок 8.38 - Видалення файлу
Процес видалення файла з заявки потребує підтвердження (Малюнок 8.39):
Для підтвердження дії щодо видалення файла необхідно натиснути кнопку - "Так".
Для відміни дії щодо видалення видалення файлу необхідно натиснути кнопку - "Ні".
Малюнок 8.39 - Вікно підтвердження видалення файлу
Після того як остаточно сформовано прайс-лист з коректно вказанами цінами, а також додано скан-копію листа про зміну змін, необхідно заявку відправити на опрацювання відповідальним особам по процесу за допомогою натискання кнопки "Створити заявку" (Малюнок 8.40)
Малюнок 8.40 - Функціональна кнопка "Створити заявку"
Процес створення заявки потребує підвердження (Малюнок 8.41):
Для підтвердження створення заявки необіхдно натиснути кнопку - "Так".
Для відміни процесу створення заявки на новий прайс-лист необхідно натиснути кнопку - "Ні".
Малюнок 8.41 - Вікно підтвердження створення заявки
Результатом успішного створення в системі заявки на новий прайс-лист є відображення інформаційного повідомлення "Операцію виконано успішно" (Малюнок 8.42).
Малюнок 8.42 - Інформаційне повідомлення
Процес інформування постачальника щодо успішної реєстрації заявки, а також її подальшого опрацювання релізовано у вигляді розсилки, за допомогою якої на електрону адресу постачальника приходить відповідний лист:
1. Про успішну реєстрацію заявки у системі постачальник отримує листа "Ваша заявка успішно зареєстрована" (Малюнок 8.43).
Малюнок 8.43 - Приклад розсилки про успішну реєстрацію заявки
2. У тому випадку, якщо заявку було відхилено, на електронну адресу постачальна прийде відповідний лист - "Вашу заявку відхилено" (Малюнок 8.44).
Малюнок 8.44 - Приклад розсилки про відхилення заявки
3. У результаті успішного узгодження заявки всіма відповідальними особами по процесу постачальнику необхідно надати оригиніл додатку договору відповідальній особі компанії "Fozzy Group", про що свідчить лист - "Вашу заявку узгоджено" (Малюнок 8.45).
Малюнок 8.45 - Приклад розсилки про узгодження заявки
4. У тому випадку, якщо постачальник не приніс своєчасно документи, за 3 робчих дні до дати застосування цін заявки спрацьовує автоматичне оповіщення постачальнику (усім, у кого є доступ до відповідного ОКПО договору) та комерціі (усім, кто відповідальний по артикулам заявки), у якому сказано, що не отримано оригінал додатку до договору поставки (Малюнок 8.46).
Примітка: оповіщення приходить один раз на добу до моменту переходу заявки у статус очікування підпису.
Малюнок 8.46 - Приклад розсилки коли постачальник своєчасно не надав оригінал доккументів
5. У результаті успішного виконання заявки, по електоронну адресу постачальника прийде відповідний інформаційний лист, у якому буде сказано, що прайс-лист до договору вже підписано, а свій примірник постачальник може забрати у відповідального співпробітника компанії "Fozzi" - "Вашу заявку виконано" (Малюнок 8.47).
Малюнок 8.47 - Приклад розсилки про успішне виконання заявки