Модуль "Договори". Акти виконаних робіт

В момент формування заявки на підписання Акту виконаних робіт і Вам на електронну адресу буде відправлено сповіщення про призначення нової заявки.

УВАГА! Всі посилання в листі активні. 

Якщо Ви маєте право доступу до Кабінету ЕЦП і в поточний час у Вас є активна сесія на сайті в браузері, Ви маєте можливість із листа перейти одразу до Кабінету Підписанта ЕЦП і виконати підписання документа. Для цього натисніть в листі на відображенні посилання "Кабінет підписанта ЕЦП" і Ви будете перенаправлені на етап вводу ключа і пароля для авторизації в Кабінет Підписанта ЕЦП.

Якщо у Вас немає права доступу до Кабінету ЕЦП, після натискання на посилання, коли є активна сесія на сайті, буде відображено повідомлення про помилку: "У Вас відсутній доступ до Кабінету підписанта ЕЦП. для отримання доступу перейдіть в блок "Підключення до ЕЦП" та проведіть відповідні налаштування".

Для роботи із документами в Кабінеті ЕЦП у Вас повинен бути електронний цифровий ключ та проведені відповідні налаштування в блоці "Підключення до ЕЦП".

При спробі перейти до Кабінету ЕЦП за допомогою посилання, що є в листі, але в коли в поточний момент немає активної сесії на сайті, незалежно від наявності прав до Кабінету ЕЦП Ви будете перенаправлені на сторінку авторизації на сайт Порталу.

Малюнок 10.1 - Сповіщення про призначення нової заявки

Малюнок 10.2 - Повідомлення про помилку

Для переходу до модуля по роботі із актами виконаних робіт потрібно виконати наступні кроки:

1. Перейдіть на сайт Порталу постачальників.

2. Пройдіть процес авторизації.

3. На Головній сторінці сайту оберіть модуль "Договори".

4. Після успішного переходу до модуля по роботі із договорами оберіть блок "Акти виконаних робіт".

Малюнок 10.3 - Модуль "Договори"

Малюнок 10.4 - Блок "Акти виконаних робіт"

Результатом успішно виконаних дій є відображення реєстру задач по заявках, а також реєстру заявок по актам виконаних робіт.

По задачам в реєстрі доступна наступна інформація до перегляду:

• "id" - унікальний ідентифікатор (номер) задачі у реєстрі, який присвоюється автоматично системою в момент формування задачі.
• "Опис" - короткий опис того, що Вам потрібно зробити для виконання задачі - "Підписати акт виконаних робіт".
• "Дата початку" - дата та час призначення задачі.
• "Дата закінчення" - дата та час виконання задачі.
• "Виконавець" - логін постачальника, який взяв задачу в роботу.

З метою зручності роботи із реєстром задач передбачено стандартні можливості фільтрації:

• регулювання кількості рядків до відображення на одній сторінці реєстру;
• пошук задачі в реєстрі.

Для того щоб відкрити задачу із реєстру потрібно натиснути один раз лівою клавішею мишки на відповідному рядку реєстру.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У формі задачі, яка відкрита із реєстру, Ви зможете тільки завантажити документ на свій ПК для надання оригіналу з живим підписом.

Малюнок 10.5 - Акти виконаних робіт

При відкритті задачі буде відображено форму з полями, які доступні до перегляду і не доступні до редагування.

У верхній частині відображено реквізити заявки, а нижче таблиця з даними та функціональними кнопками:

"Зберегти у форматі PDF" - кнопка, яка призначена для збереження документа у форматі PDF з метою його подальшого друку, підписання і передачі в офіс "Фоззі". 

Зверніть увагу, при відкритті форми задачі кнопка "Зберегти у форматі PDF" неактивна, при наведенні на неї курсору мишки буде відображено інформаційну підказку: "Обов'язково перегляньте документ та перевірте його коректність перед збереженням!". Після того, як Ви переглянете документ, стає доступною можливість його збереження.

"Переглянути документ" - кнопка, яка ініціює перегляд документа перед тим, як він збережений. 

"Відхилити" - кнопка, яка ініціює процес відхилення документу.

Малюнок 10.6 - Форма задачі

Малюнок 10.7 - Неактивна кнопка збереження документа

Для того щоб підписати документ живим підписом:

1. Перегляньте документ за допомогою натискання кнопки "Переглянути документ".

Малюнок 10.8 - Перегляд документа 

Документ для перегляду буде відкрито в окремому вікні браузера із надписом "Для перегляду".

Малюнок 10.9 - Приклад документа для перегляду

2. Після того, як Ви переглянули документ (натиснули кнопку "Переглянути документ") - стає активною кнопка "Зберегти у форматі PDF".

Завантажте документ на свій ПК за допомогою натискання кнопки "Зберегти у форматі PDF".

Малюнок 10.10 - Збереження документа

Завантаження документа потребує підтвердження його коректності. Для цього у вікні підтвердження дії натисніть кнопку:

"Документ коректний" - вікно підтвердження дії буде закрито, бланк завантажується на Ваш ПК і формується повідомлення про успішне виконання операції.

"Документ некоректний" - вікно підтвердження дії буде закрито, а Ви перенаправлені на форму задачі для подальшої роботи із нею. 

Малюнок 10.11 - Вікно підтвердження дії

Малюнок 10.12 - Інформаційне повідомлення

3. Роздрукуйте завантажений документ.

4. Підпишіть його.

5. Передайте підписаний оригінал паперового документа в офіс "Фоззі".

6. Очікуйте сповіщення про підписання документа зі сторони "Фоззі" щоб мати можливість забрати свій примірник підписаного документа.

Малюнок 10.13 - Приклад сповіщення про виконання заявки 

Для того щоб відхилити документ:

1. У формі задачі натисніть кнопку "Відхилити" (Малюнок 10.6).

Малюнок 10.14 - Відхилення документа

2. У вікні підтвердження, що буде відкрито після ініціювання відхилення документа підтвердіть дію за допомогою кнопок "Так"/"Ні" (Малюнок 10.7):

"Так" - документ буде відхилено зі сторони постачальника. Після того як документ відхилено, жодні подальші дії із ним не доступні.

"Ні" - вікно підтвердження дії буде закрито, а Ви маєте можливість продовжити роботу із документом.

Малюнок 10.15 - Вікно підтвердження дії

ПІДПИСАННЯ ДОКУМЕНТА ЕЦП

Якщо у Вас є право підпису ЕЦП, Ви можете виконати підписання через Кабінет Підписанта ЕЦП.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо Ви маєте право підпису ЕЦП, Вам не потрібно відкривати задачу із реєстру.

Для швидкого і зручного підписання Ви можете перейти до Кабінету ЕЦП за посиланням що вказано в листі про призначення заявки (Покажчик 1), або натиснувши на сайті кнопку "КАБІНЕТ ПІДПИСАНТА ЕЦП" (Покажчик 2).

Малюнок 10.16 - Кабінет Підписанта ЕЦП

Незалежно від того, яким із двох способів Ви переходите до Кабінету ЕЦП, потрібно пройти стандартний процес авторизації:

1. Створіть запит до Центру сертифікації на валідацію підпису за допомогою віджету:

• "Тип носія особистого ключа" - за замовчуванням визначається "Файловий носій", якщо система не знаходить інших типів носіїв самостійно. 
• "Кваліфікований надавач ел. довірчих послуг" - для найбільш коректного створення запиту радимо не змінювати значення і залишити - "Визначити автоматично".
• "Особистий ключ" - оберіть на своєму ПК файл ключа з таким форматом, як наведено у підказці.
• "Пароль захисту ключа" - введіть пароль до обраного ключа.
• Натисніть кнопку "Зчитати".

Малюнок 10.17 - Авторизація в Кабінеті Підписанта ЕЦП

2. На наступному кроці потрібно перевірити інформацію про зчитаний ключ та натиснути кнопку "Далі". 

Малюнок 10.18 - Авторизація в Кабінеті Підписанта ЕЦП

Результатом успішної авторизації є відображення списку задач.

Для підписання документа:

1. В списку задач оберіть задачу, яка відповідає параметрам:

Тип процесу: "Акт виконаних робіт (мерчандайзинг)"

Статус: "Очікування підпису постачальника"

2. Ініціюйте процес підписання документа за допомогою натискання функціональної кнопки у відповідному рядку списка задач.

Малюнок 10.19 - Реєстр задач

3. У вікні "Створення документу з електронним підписом" створіть запит до Центру сертифікації на валідацію підпису за допомогою віджету:

• "Тип носія особистого ключа" - за замовчуванням визначається "Файловий носій", якщо система не знаходить інших типів носіїв самостійно.
• "Кваліфікований надавач ел. довірчих послуг" - для найбільш коректного створення запиту радимо не змінювати значення і залишити - "Визначити автоматично".
• "Особистий ключ" - оберіть на своєму ПК файл ключа з таким форматом, як наведено у підказці.
• "Пароль захисту ключа" - введіть пароль до обраного ключа.
• Натисніть кнопку "Зчитати".

Малюнок 10.20 - Створення документу з електронним підписом

4. Перевірте інформацію про зчитаний ключ.

Якщо всі дані зчитано вірно, підтвердіть їх за допомогою натискання кнопки "Далі".

Малюнок 10.21 - Етап перевірки даних про зчитаний ключ

5. Для завершення процесу створення документу з електронним підписом натисніть кнопку "Підписати".

Малюнок 10.22 - Підписання документа

6. Результатом успішного виконання дії є відображення інформаційного повідомлення про успішне виконання операції.

Малюнок 10.23 - Інформаційне повідомлення

ПЕРЕВІРКИ ПРИ ПІДПИСАННІ ДОКУМЕНТА:

1. Перевірка на відповідність ПІБ у ключі з ПІБ логіна користувача, а також перевірка відповідності ЄДРПОУ у ключі з ЄДРПОУ постачальника із заявки.

У разі виявлення невідповідностей буде відображено повідомлення про помилку. Документ в такому випадку підписано не буде.

2. Перевірка наявності посади підписанта в ключі підпису. Якщо електронний ключ не містить посаду, буде відображено повідомлення про помилку. Документ в такому випадку підписано не буде.

Малюнок 10.24 - Повідомлення про помилку

Малюнок 10.25 - Повідомлення про помилку

Малюнок 10.26 - Повідомлення про помилку

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! В залежності від статусу, в якому знаходиться документ в поточний момент, доступний різний перелік доступних дій:

"Очікування підпису постачальника": "Перегляд документа", "Підписання електронного документа" та "Відхилення електронного документа".

"Очікування підпису FOZZY": "Перегляд документа".

"Виконано": "Перегляд документа" та "Завантаження електронного документа".

"Відхилено"/"Скасовано": жодних дій по роботі із документом не доступно. 

Перегляд документа
Підписання електронного документа
Відхилення електронного документа
Завантаження електронного документа

Малюнок 10.27 - Статус документа

ПЕРЕГЛЯД ДОКУМЕНТА

При натисканні кнопки, що ініціює перегляд документа, буде відображено вікно для вибору вигляду даних для перегляду:

"XML (оригінал документу)" - в окремому вікні буде відкрито візуалізацію xml з форматованими тегами.

"PDF (візуалізація документу)" - в окремому вікні буде відкрито бланк з візуалізацією підписів.

Малюнок 10.28 - Перегляд документа

Приклад відображення XML (оригінал документу):

Малюнок 10.29 - XML (оригінал документу)

Приклад відображення PDF (візуалізація документу):

Малюнок 10.30 - PDF (візуалізація документу)

ВІДХИЛЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

При натисканні кнопки, що ініціює відхилення документа, буде відображено вікно підтвердження дії. Для цього у вікні підтвердження дії натисніть кнопку "Так"/"Ні".

"Так" - документ буде відхилено постачальником. Після відхилення документа жодні подальші дії із цим документом не доступні.

Коли постачальник на статусі "Очікування підпису постачальника" відхиляє підписання документа, на електронну адресу буде надіслано сповіщення з контактами особи до якої потрібно звернутись.

"Ні" - вікно підтвердження буде закрито, а Ви маєте можливість продовжити роботу із реєстром документів. Заявка залишається в статусі "Очікування підпису постачальника".

Малюнок 10.31 - Відхилення документа

Малюнок 10.32 - Сповіщення про відхилення документа

ЗАВАНТАЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

При натисканні кнопки, що ініціює завантаження документа, запускається процес завантаження електронного документа на Ваш ПК в вигляді архіву. 

Малюнок 10.33 - Завантаження документа

Для перегляду документа Вам потрібно розпакувати архів.

Малюнок 10.34 - Приклад завантаженого документа 

Після того, як документ буде підписано з обох сторін, заявка переходить в статус "Виконано", про що Вам на електронну пошту буде надіслано лист із відповідним сповіщенням.

Зверніть увагу, якщо документом було підписано ЕЦП, Ви можете завантажити підписаний документ у Кабінеті Підписанта ЕЦП. Перейти до Кабінету ЕЦП можна за посиланням у сповіщенні. Всі посилання в листі активні (Малюнок 10.35). 

Малюнок 10.35 - Сповіщення про виконання заявки

АВТОМАТИЧНЕ ВІДХИЛЕННЯ ЗАЯВКИ

При отриманні нового документу, виконується пошук активної заявки у відповідності до певного набору параметрів заявки у будь-якому статусі окрім "Відхилено" та "Відмінено".

Якщо активної заявки немає - запускається новий процес.

Якщо активна заявка є - знайдена заявка буде автоматично відхилена і переведена в статус "Відкликано. При цьому на пошту постачальника буде надіслано сповіщення про відкликання заявки (Малюнок 10.36). Після цього автоматично створюється нова заявка по цьому ж документу і на пошту буде надіслано стандартне сповіщення про призначення заявки (Малюнок 10.1).

Малюнок 10.36 - Сповіщення про відкликання заявки

РЕЄСТР ЗАЯВОК ПО АКТАМ ВИКОНАНИХ РОБІТ

Для відкриття реєстру заявок по актам виконаних робіт (АВР) натисніть на відображенні ярлику у нижній частині робочої області - "Заявки по актам виконаних робіт".

У реєстрі до перегляду доступна інформація по заявкам:

• "Номер" - номер заявки, її унікальний ідентифікатор у системі, який формується автоматично. 
• "Тип" - назва тику заявку.
• "ЄДРПОУ" - номер ЄДРПОУ за заявкою.
• "Договір" - номер договору за заявкою. 
• "Створено" - дата та час створення заявки.
• "Статус заявки" - поточний статус заявки.
• "Дата зміни статусу" - дата та час останньої зміни статусу заявки.

Для того щоб відкрити заявку до перегляду, натисніть один раз лівою клавішею мишки на відповідному рядку у реєстрі.

Малюнок 10.37 - Відкриття реєстру

Форма заявки має стандартний вигляд і складається з трьох закладок:

1. "Подробиці" - відображено інформацію щодо основних даних заявки:

• "Тип послуги" - назва типу послуги. 
• "Одиниця виміру" - назва одиниці виміру. 
• "Кількість наданих послуг" - кількість наданих послуг відповідно до заявки.
• "Вартість послуги без ПДВ" - вартість послуги у гривнях без відсотку ПДВ.
• "Відсоток ПДВ" - значення відсотку ПДВ.
• "Вартість послуги з ПДВ" - вартість послуги у гривнях з урахуванням відсотку ПДВ.

2. "Статус" - відображено поточний статус обробки заявки у відповідності до процесу.

3. "Коментарі" - відображено історію переходу заявки по статусам в процесі її опрацювання. 

В залежності від того, який поточний статус заявки, на формі доступні дії щодо перегляду та збереження документа: 

Статус заявки = "Очікування підпису постачальника": перегляд та збереження документа на даному статусі не доступні.

Малюнок 10.38 - Форма заявки на статусі "Очікування підпису постачальника"

Статус заявки = "Очікування підпису Fozzy": "Переглянути документ".

Малюнок 10.39 - Форма заявки на статусі "Очікування підпису Fozzy"

Статус заявки = "Постачальник не надав оригінал": "Зберегти документ".

Малюнок 10.40 - Форма заявки на статусі "Постачальник не надав оригінал"

Статус заявки = "Виконано": Переглянути документ" та "Зберегти документ".

Малюнок 10.41 - Форма заявки на статусі "Виконано"

Статус заявки = "Відкликано": жодні дії не доступні. 

Малюнок 10.42 - Форма заявки на статусі "Відкликано"